10 dicas e habilidades fundamentais para recepcionistas

10 dicas para recepcionistas

As atividades de uma recepcionista como o bom atendimento aos visitantes com qualidade é fundamental para a primeira impressão do cliente, afinal de contas, este será o primeiro contato com a empresa e é fundamental garantir que a experiência seja positiva e agradável. Atender bem é um diferencial e requer comportamentos adequados para ser colocado em prática.

10 dicas para recepcionistas

 

Pensando nisso reunimos nesta matéria algumas dicas sobre recepção e atendimento aos clientes. Confira a seguir!

1 – Organização

Geralmente, por estar na linha de frente da empresa, os recepcionistas são responsáveis por absorver grande parte das informações que chegam. Diante desse compromisso, é essencial que o profissional seja organizado e consiga transmitir todos os comunicados para cada área determinada.

2 – Simpatia

Outro ponto importante para aqueles que recebem as pessoas em nome da instituição é a simpatia. Sim, existem dias que nada vai bem e não queremos dar “bom dia” para ninguém. No entanto, essa não é uma opção para os recepcionistas. Eles carregam a missão de tratar bem

aqueles que chegam, por isso, precisam estar dispostos até nos piores momentos.

3 – Atenção

Essa é uma profissão que exige do empregado enorme concentração. Irão surgir diversas demandas e muitas ao mesmo tempo. Dessa maneira, é preciso estar atento para não perder uma informação e conseguir conciliar todas ao mesmo tempo.

4 – Proatividade

Da mesma maneira que existem dias lotados e com muita demanda, também terão dias parados. A proatividade é fundamental para qualquer área no mercado de trabalho, inclusive para os recepcionistas. Desde o momento em que irá atender alguém que esteja esperando, até buscar contato com demais clientes e ajudar na comunicação da empresa.

5 – Paciência

Mesmo com todas as habilidades ditas anteriormente, haverá dias em que nada irá funcionar. Contudo, uma competência fundamental é a paciência. Manter o controle com diversas informações ao mesmo tempo e lidar com pessoas mal educadas ou de mau humor torna este um quesito muito importante.

 

6 –  Compreenda o que significa atender bem

O bom atendimento depende sempre da visão do cliente, pois é o elemento que é impactado diretamente. Muitas vezes, um erro na primeira comunicação é responsável por fechar as portas para o que poderia ser uma boa oportunidade de negócio.

 

Por isso, esteja consciente de que o público busca a sua empresa com uma demanda para a qual está em busca de uma solução. Desse modo, é importante compreender qual é o seu problema para direcionar o seu atendimento para o departamento ou colaborador adequado.

 

O primeiro contato nem sempre resultará em um novo cliente. O visitante pode estar apenas realizando pesquisas no mercado ou informando-se sobre os produtos e serviços que a sua empresa oferece. Esse é o momento em que o atendimento atua para causar uma impressão positiva e criar a possibilidade de novas visitas.

 

7 – Saiba como receber os clientes

Em um primeiro momento, é importante salientar para seu recepcionista que ele não deve fazer distinção baseando-se em prejulgamentos. É imprescindível atender bem, independentemente de como o cliente ou visitante se vista, fale ou se comporte.

 

Sorriso satisfatório no rosto não pode faltar, bem como um cumprimento educado e profissional. Lembre-o de que clientes detestam esperar. Mesmo que o recepcionista esteja ocupado, ele deve, ao menos, dizer algo como “Olá, tudo bem? Se importa de esperar um minuto? Já vou atendê-lo”.

 

8 – Ouça os clientes e desenvolva a empatia

Nem sempre o cliente tem razão, mas, até nesses casos, precisa receber a devida atenção. Às vezes, apenas ser ouvido, respondido e bem tratado é o bastante para acalmá-lo. Devem ser feitas perguntas, demonstrando genuíno interesse por ele.

 

O feedback que sua empresa recebe de um consumidor deve ser levado em consideração, sempre, e cada necessidade e opinião examinada atentamente. Insights significativos surgem de situações assim. Desenvolva a empatia em sua equipe, pois isso faz muita diferença na recepção e atendimento.

 

9 – Informe e oriente o público corretamente

Seus funcionários conhecem bem a sua empresa? Isso é muito importante. O seu recepcionista, vendedor ou atendente entendem dos processos e procedimentos do seu negócio para estar ali, sendo, em muitos casos, a primeira impressão do seu possível cliente?

 

Se a resposta for não, talvez não seja culpa dele. Treine seu funcionário e o faça colocar a mão na massa para adquirir os conhecimentos necessários e estar preparado para sanar qualquer dúvida que seu cliente ou visitante possa ter.

 

10 – Comunique-se de maneira positiva

É importante manter uma postura cordial e profissional. Saber o jeito adequado de se comunicar, utilizando os pronomes de tratamento corretamente e evitando gírias, é o

mínimo que um consumidor ou visitante espera do seu recepcionista.

A sua forma de falar e expressar são grandes reveladores dos seus sentimentos. Jamais altere o tom de voz ou permita que as suas emoções saiam do controle. Falar de maneira clara, em um tom agradável e de maneira natural é o recomendável.

 

Atenção, cortesia, e agilidade são fatores fundamentais que devem ser observados tanto pela equipe de atendimento quanto pelos gestores responsáveis. Tendo em vista a relevância desse setor para a empresa, é importante saber como selecioná-lo da melhor maneira possível.

 

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Dicas indispensáveis para limpeza em condomínios

A limpeza do condomínio é uma das pautas mais importantes no dia a dia dos moradores e visitantes. Afinal de contas, todos nós gostamos de limpeza e organização. Um condomínio sem a limpeza correta e profissional pode prejudicar seriamente o bem-estar dos moradores, visitas e funcionários.

 

Veja Também: Limpeza Pós Obra

 

Contudo, ainda existem muitas dúvidas recorrentes sobre como fazer a limpeza devida em condomínio. Para facilitar o entendimento do síndico, moradores e visitantes, elaboramos este artigo com 10 dicas infalíveis para garantir que a limpeza do condomínio fique impecável. Continue lendo, confira:

 

Quais são os tipos de limpeza em condomínio?

Inicialmente é preciso compreender quais os tipos de limpeza existem para os condomínios. Esse entendimento é importante para organizar todos os tipos de limpeza.

Limpeza de conservação – visa manter o cheiro agradável e a boa aparência do local. Inclui: tirar o pó das superfícies, retirar o lixo e cuidados com o jardim. A limpeza de conservação deve ser administrada conforme as demandas do condomínio.

Limpeza geral – como o nome explica, limpeza geral é quando todo um ambiente passa por uma limpeza completa. É feita nas áreas de maior circulação dentro do condomínio. São elas: elevadores, halls de entrada, portaria, corredores e garagens. Deve ser feita diariamente ou no mínimo uma vez por semana, dependendo do fluxo de pessoas no condomínio.

Limpeza de manutenção – é aquele tipo de limpeza em condomínio que faz parte do calendário de manutenções preventivas. Alguns exemplos são: limpeza da caixa d’água, limpeza e filtragem das piscinas, limpeza e pintura da fachada e dedetizações.

 

Faça uma lista de áreas que devem ser limpadas:

Vá até o condomínio e dê uma volta pelas áreas comuns. Ande pela portaria, guarita dos seguranças, salão de festas, corredores, elevadores, terraço e tudo mais.

Ao observar cada lugar, reflita sobre as seguintes questões:

Esse ambiente é muito movimentado?

Esse espaço é utilizado todos os dias ou apenas nos fins de semana?

Quais partes desse local devem ser limpas?

A partir disso, reflita sobre quais locais precisam passar por limpezas gerais, de conservação ou de manutenção. Aproveite também para ponderar quais são os itens que devem ser limpos em cada local. Por exemplo, a área possui janela de vidro? Corrimãos? Tapetes? E lembre-se, materiais diferentes necessitam de tipos de limpeza diferente.

É interessante envolver o zelador e os demais funcionários do condomínio nessa etapa. Por estarem diariamente atuando no local, eles podem fazer boas considerações.

 

Determine as frequências de limpezas

A frequência de cada limpeza deve ser calculada de acordo com o perfil do condomínio. Condomínios comerciais precisam de cuidados mais frequentes devido à grande quantidade de visitantes. Por outro lado, condomínios menores não precisam de tanto.

Apesar de ser algo particular, preparamos uma lista indicando as frequências de limpezas em condomínio.

 

Devem ser limpos diariamente:

  • Hall de entrada;
  • Portaria;
  • Calçadas;
  • Banheiros;
  • Elevadores;
  • Aparelhos da portaria (interfone, mesa, monitores, computadores)
  • Objetos de decoração (vasos, quadros, etc);
  • Sauna;
  • Academia;
  • Vestiários.

 

 

 

Devem ser limpos semanalmente:

  • Quadras esportivas;
  • Churrasqueiras;
  • Salão de jogos;
  • Caixas de hidrantes e extintores;
  • Móveis das áreas comuns;
  • Playground.

 

 

Devem ser limpos quinzenalmente:

 

  • Vidros
  • Espelhos
  • Pisos de madeira;
  • Paredes;
  • Sala de máquinas;

 

 

Devem ser limpos mensalmente:

  • Garagens;
  • Salão de festas;
  • Janelas externas;
  • Grades do condomínio;
  • Escadas de emergência.

 

 

Crie uma rotina de limpeza para o condomínio

Normalmente a rotina de limpeza determina quais áreas devem ser limpas em determinados dias da semana. Para criá-la, deve-se levar em consideração:

► As escalas e horários de trabalho da equipe;

► Os horários de menor movimentação no condomínio;

► Quais locais devem ser limpos diariamente, semanal, quinzenal e mensalmente.

Com isso, a rotina funciona como uma espécie de cronograma de limpeza. Assim, é possível orientar a equipe de funcionários durante a sua agenda de trabalho.

 

Elabore uma checklist de limpeza do condomínio

Para facilitar ainda mais o trabalho da equipe de faxina, o síndico pode criar uma checklist de limpeza do condomínio. Em outras palavras, isso significa transformar o cronograma de limpeza em uma lista de afazeres.

 

Por exemplo, a checklist de limpeza do hall de entrada pode ser da seguinte forma:

 

Passar aspirador de pó;

Passar pano nos espelhos;

Lavar o chão;

Encerar piso;

Tirar o pó dos móveis;

Limpar portas;

Lavar os tapetes;

Limpar as janelas (dentro e fora).

 

O síndico tem que criar listas para cada uma das áreas comuns do condomínio, levando em consideração as devidas especificidades. Essa checklist pode fazer parte de uma planilha de limpeza de condomínio que deve ser gerenciada pelo zelador ou gerente predial.

 

Crie regras de limpeza de condomínio

Para manter um padrão de qualidade, é preciso que o condomínio possua regras de limpeza. Deste modo é possível garantir que a higiene do condomínio sempre esteja de acordo com o esperado.

 

Isso também facilita no treinamento dos novos funcionários, que devem sempre obedecer às regras. Assim sendo, essas normas devem ser repassadas ao zelador e à equipe de limpeza.

 

Contrate uma conservadora experiente

Não adianta ter um bom planejamento e deixar de fora o principal aspecto operacional, contrate uma conservadora com experiência.O condomínio deve investir em mão de obra devidamente qualificada e treinada.

O número de contratados varia de acordo com o tamanho e as características do condomínio. Quanto maior for o empreendimento, maior deve ser a equipe de limpeza. Especialmente se há uma série de áreas comuns como piscina, salões de festa, saunas, playgrounds, etc.

É comum que condomínios contem com o serviço de empresas terceirizadas para captar mão de obra. Essa prática reduz as responsabilidades do síndico com contratações. Além disso, também diminui os custos trabalhistas para o condomínio.

Via: townsq

Principais vantagens de terceirizar serviços em condomínios, confira!

Executar manutenções ou reformas em condomínios é sempre um assunto bastante discutido, principalmente porque atinge o bolso de todos. Com o intuito de ajudar em ideias, desenvolvemos um texto falando sobre as vantagens que terceirizar serviços no condomínio pode oferecer.

Reunimos dicas preciosas para o seu imóvel, que irão te ajudar a conquistar seus objetivos, portanto, continue lendo e não perca.

Redução de gastos

Ao contrário do que muitos pensam, terceirizar serviços podem gerar uma redução significativa nos custos, já que a jornada de trabalho dos colaboradores será otimizada e, via de consequência, pode acarretar a redução da equipe.

Qualidade garantida

Empresas que trabalham com terceirização sempre executam trabalhos com excelência e qualidade, pois executam serviços mais específicos.

Ou seja, cada funcionário recebe treinamentos assertivos, possibilitando um serviço com qualidade maior.

Reposição rápida de pessoal

Quando algum funcionário de confiança falta, ou por alguma outra razão precisa se afastar do serviço, o condomínio precisa achar soluções rápidas para evitar maiores problemas.
E quando você escolhe a terceirização, é possível garantir uma troca rápida, sem perca de eficiência, até porque sempre um reserva técnica a disposição.

Diminuição dos riscos com processos trabalhistas

A terceirização de serviços traz muitas vantagens ao condomínios em relação à legislação trabalhista. Quando os edifícios contratam um serviço terceirizado, automaticamente, não precisam mais se preocupar com a gestão da equipe e com riscos de processos trabalhistas, um vez que o responsável direto passa a ser a empresa contratada.

Treinamentos, recolhimentos de encargos sociais, pagamentos, equipamentos de segurança, entre outros, ficam em total responsabilidade da mesma. Por isso, ao contratar uma empresa terceirizada para o serviço de portaria, por exemplo, é preciso ter a certeza que esta age de acordo com a legislação trabalhista vigente.

Diminuição de responsabilidades

Escalas de funcionários, quadro de horários, reuniões e coisas afins, serão deixadas de lado quando uma empresa for terceirizada.

Isso porque é ela quem contratada e arca com todos esses tramites e processos. É de total responsabilidade dela o controle dos funcionário.

Tempo sobrando para outras funções

Como já foi dito anteriormente, a empresa terceirizada cuida de tudo relacionado aos seus funcionários. Isso libera bastante tempo na agenda do sindico ou responsável pelo condomínio, fazendo com que o mesmo tenha tempo para se dedicar a outras obrigações.

De fato, a terceirização de serviços no condomínio parece uma ótima ideia já que agrega eficiência, conforto e responsabilidade para todos os moradores do imóvel.

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Limpeza Pós Obra: O que é e como funciona?

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A limpeza “Pós-obra” é o tipo de limpeza mais profunda do ambiente, e para isso, utiliza-se produtos, utensílios e maquinários profissionais de alta tecnologia e mão de obra qualificada Trabalhando com a máxima atenção aos detalhes e técnicas específicas são aplicadas na remoção dos detritos residuais de obras.

Principais dicas para realizar a limpeza pós obra com excelência:

► Abra espaço para a limpeza.

► Faça uma vistoria detalhada e planeje a limpeza.

► Providencie os materiais e produtos necessários.

► Contrate uma empresa especializada em Limpeza Pós Obra!

O Grupo Impacto Facilities é especializada em segurança, conservação, manutenção e limpeza de edifícios de alto padrão e grandes empreendimentos comerciais. Líder no segmento na Grande BH, o Grupo Impacto Facilities utiliza tecnologia e mão de obra altamente especializada para oferecer o padrão de qualidade exigido em um mercado tão concorrido.

Fundada em 1996, o Grupo Impacto Facilities tornou-se especialista em prestação de serviços de limpeza, manutenção e segurança de empreendimentos de alto luxo. Desde então, a sofisticação, o comprometimento e a excelência, tornaram-se palavras chaves do negócio.

O investimento constante em seleção, capacitação e treinamento de funcionários, permitem à empresa oferecer um nível de atendimento superior com alto índice de personalização, sendo essa a nossa principal missão.

 

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