As atividades de uma recepcionista como o bom atendimento aos visitantes com qualidade é fundamental para a primeira impressão do cliente, afinal de contas, este será o primeiro contato com a empresa e é fundamental garantir que a experiência seja positiva e agradável. Atender bem é um diferencial e requer comportamentos adequados para ser colocado em prática.

 

Pensando nisso reunimos nesta matéria algumas dicas sobre recepção e atendimento aos clientes. Confira a seguir!

1 – Organização

Geralmente, por estar na linha de frente da empresa, os recepcionistas são responsáveis por absorver grande parte das informações que chegam. Diante desse compromisso, é essencial que o profissional seja organizado e consiga transmitir todos os comunicados para cada área determinada.

2 – Simpatia

Outro ponto importante para aqueles que recebem as pessoas em nome da instituição é a simpatia. Sim, existem dias que nada vai bem e não queremos dar “bom dia” para ninguém. No entanto, essa não é uma opção para os recepcionistas. Eles carregam a missão de tratar bem

aqueles que chegam, por isso, precisam estar dispostos até nos piores momentos.

3 – Atenção

Essa é uma profissão que exige do empregado enorme concentração. Irão surgir diversas demandas e muitas ao mesmo tempo. Dessa maneira, é preciso estar atento para não perder uma informação e conseguir conciliar todas ao mesmo tempo.

4 – Proatividade

Da mesma maneira que existem dias lotados e com muita demanda, também terão dias parados. A proatividade é fundamental para qualquer área no mercado de trabalho, inclusive para os recepcionistas. Desde o momento em que irá atender alguém que esteja esperando, até buscar contato com demais clientes e ajudar na comunicação da empresa.

5 – Paciência

Mesmo com todas as habilidades ditas anteriormente, haverá dias em que nada irá funcionar. Contudo, uma competência fundamental é a paciência. Manter o controle com diversas informações ao mesmo tempo e lidar com pessoas mal educadas ou de mau humor torna este um quesito muito importante.

 

6 –  Compreenda o que significa atender bem

O bom atendimento depende sempre da visão do cliente, pois é o elemento que é impactado diretamente. Muitas vezes, um erro na primeira comunicação é responsável por fechar as portas para o que poderia ser uma boa oportunidade de negócio.

 

Por isso, esteja consciente de que o público busca a sua empresa com uma demanda para a qual está em busca de uma solução. Desse modo, é importante compreender qual é o seu problema para direcionar o seu atendimento para o departamento ou colaborador adequado.

 

O primeiro contato nem sempre resultará em um novo cliente. O visitante pode estar apenas realizando pesquisas no mercado ou informando-se sobre os produtos e serviços que a sua empresa oferece. Esse é o momento em que o atendimento atua para causar uma impressão positiva e criar a possibilidade de novas visitas.

 

7 – Saiba como receber os clientes

Em um primeiro momento, é importante salientar para seu recepcionista que ele não deve fazer distinção baseando-se em prejulgamentos. É imprescindível atender bem, independentemente de como o cliente ou visitante se vista, fale ou se comporte.

 

Sorriso satisfatório no rosto não pode faltar, bem como um cumprimento educado e profissional. Lembre-o de que clientes detestam esperar. Mesmo que o recepcionista esteja ocupado, ele deve, ao menos, dizer algo como “Olá, tudo bem? Se importa de esperar um minuto? Já vou atendê-lo”.

 

8 – Ouça os clientes e desenvolva a empatia

Nem sempre o cliente tem razão, mas, até nesses casos, precisa receber a devida atenção. Às vezes, apenas ser ouvido, respondido e bem tratado é o bastante para acalmá-lo. Devem ser feitas perguntas, demonstrando genuíno interesse por ele.

 

O feedback que sua empresa recebe de um consumidor deve ser levado em consideração, sempre, e cada necessidade e opinião examinada atentamente. Insights significativos surgem de situações assim. Desenvolva a empatia em sua equipe, pois isso faz muita diferença na recepção e atendimento.

 

9 – Informe e oriente o público corretamente

Seus funcionários conhecem bem a sua empresa? Isso é muito importante. O seu recepcionista, vendedor ou atendente entendem dos processos e procedimentos do seu negócio para estar ali, sendo, em muitos casos, a primeira impressão do seu possível cliente?

 

Se a resposta for não, talvez não seja culpa dele. Treine seu funcionário e o faça colocar a mão na massa para adquirir os conhecimentos necessários e estar preparado para sanar qualquer dúvida que seu cliente ou visitante possa ter.

 

10 – Comunique-se de maneira positiva

É importante manter uma postura cordial e profissional. Saber o jeito adequado de se comunicar, utilizando os pronomes de tratamento corretamente e evitando gírias, é o

mínimo que um consumidor ou visitante espera do seu recepcionista.

A sua forma de falar e expressar são grandes reveladores dos seus sentimentos. Jamais altere o tom de voz ou permita que as suas emoções saiam do controle. Falar de maneira clara, em um tom agradável e de maneira natural é o recomendável.

 

Atenção, cortesia, e agilidade são fatores fundamentais que devem ser observados tanto pela equipe de atendimento quanto pelos gestores responsáveis. Tendo em vista a relevância desse setor para a empresa, é importante saber como selecioná-lo da melhor maneira possível.

 

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